Analyse des besoins de formation et leur contexte : étape n°1 de l'ingénierie de formation
Ingénierie de formation : l'essentiel pour aborder les métiers de la formation pour adultes
cours de maths

 

Initiation à la démarche d'ingénierie en formation
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Etapes de l'ingénierie en formation : l'analyse | la conception | la réalisation | l'évaluation

1- Etape de l'analyse en ingénierie de formation

Une première étape consiste à analyser les besoins de formation et leur contexte. Cette démarche s'inscrit dans le processus de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences dans lequel les besoins de formations proviennent de l’écart entre un profil professionnel souhaité et les compétences évaluées au sein de l’entreprise.

L’un des enjeux de l'analyse consiste à faire émerger une demande parfois sous-jacente, de la faire préciser et de la transformer en objectifs opérationnels. Elle prend appuie sur des questionnements, des confrontations d’opinions, des recueils d’informations, des contrôles qui permettent de définir, de circonscrire le besoin et d’envisager des objectifs opérationnels.

C'est à partir de ce diagnostic initial des besoins de formation que le responsable de formation peut établir un avant projet de formation.

Ingénierie de formationL'analyse

Il s'agit ici d'analyser la démarche dans son contexte : le problème nécessite t’il une formation ? Y a t’il un réel besoin de formation ? Quel est le contexte de la demande ? ...

Nous essayons d'aborder la problématique en analysant le contexte au sens large et en envisageant une perspective à long terme. Ici, les acteurs sont avant tout des décideurs qui définissent les problématiques et portent la vision de leur entreprise, la direction des ressources humaines (DRH) qui gère tout ce qui touche aux carrières et à leur évolution, des autorités étatiques, régionales... qui définissent le cadre législatif, mais aussi les partenaires sociaux, les commissions paritaires, les branches professionnelles... qui fixent le cadre professionnel (conditions de travail, organisation de la formation par entreprise ou par secteur...).

C'est à ce niveau que le maître d'ouvrage élabore le cahier des charges de la politique de formation.

L'analyse comporte deux grands aspects :

  1. L'analyse des besoins en formation

  2. La rédaction du cahier des charges


Détaillons chacun de ces aspects...

Ingénierie de formation1- L'analyse des besoins en formation

Cette analyse sert à construire une démarche de formation cohérente et à élaborer un plan de formation adapté aux enjeux de l’entreprise et aux besoins de ses salariés. En outre, elle vous aidera à définir clairement les formations nécessaires, les publics et les objectifs visés.

Dans les grandes ligne, celle-ci peut se structurer 4 grandes étapes :

          1. Déterminer les projets à venir de l’entreprise et les besoins en compétences nécessaires ; Il s’agit de repérer dans l’environnement externe de l’entreprise ce qui est susceptible d’évoluer de façon significative dans les 2 à 3 ans à venir : évolutions réglementaires, commerciales, technologiques,… Il s’agit également de repérer ce qui pourrait changer en interne : développement d’affaires, nouvelles techniques, investissements matériels, départs à la retraite, optimisation de l’organisation… Puis, pour chaque changement majeur, repérer quelles sont les compétences en jeu, celles dont l’entreprise aura besoin pour faire face à ces changements. Par voie de conséquence, faire le point sur les compétences disponibles des collaborateurs et celles qu’il faudra développer, notamment grâce à la formation.

          2. Vérifier si l’entreprise est à jour pour les formations obligatoires. La réglementation sur la sécurité et la santé au travail, sur la préservation de l’environnement ou pour la conduite des engins et matériels évolue régulièrement. Pour être en conformité, l’entreprise doit vérifier que ses salariés sont à jour des formations obligatoires (formations initiales ou de renouvellement).

          3. Tenir compte des entretiens professionnels et/ou des entretiens annuels, donc des besoins repérés à titre individuel. L’élaboration du plan de formation tient compte également du résultat des entretiens, conduits par les responsables hiérarchiques et leurs collaborateurs (entretiens professionnels et/ou entretiens annuels d’évaluation), au cours desquels sont abordées les questions de formation, à titre individuel.

          4. Hiérarchiser les besoins repérés selon les ressources disponibles. Déterminer les moyens (ce facteur détermine en grande partie vos limites):

            1. Quel budget est disponible? Quelles ressources humaines (internes / externes)? Quel dégagement de temps? etc;
            2. De quelle infrastructure dispose-t-on pour le développement et la diffusion? La mise en place d'un service de support (helpdesk, coaching) est-elle prévue ?

De nombreuses méthodes existent pour analyser les besoins de formation. La plus répandue est l'analyse SWOT : Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats (menaces).  Cette méthodologie issue de l'analyse stratégique en entreprise, vous permet rapidement de prendre du recul et de mesurer la différence entre le niveau actuel et le niveau souhaité. Les distances entre niveaux à atteindre (découlant des objectifs de formation) et niveaux acquis donneront les priorités en matière de développement.


Dans le détail, voici les points que vous devrez relever pour mener à bien cette analyse. Selon l'ampleur du projet de formation, vous adapterez, la profondeur de votre analyse...


Ingénierie de formationDécomposition des étapes de l'analyse des besoins en formation

Dans le détail, voici les points que vous devrez relever pour mener à bien cette analyse. Bien évidemment vous adapterez la profondeur de votre analyse en fonction de la taille du projet de formation.

    1. Identification de l'entreprise/organisation
    • Dénomination de l'entreprise/organisation : Adresse/Tel/Fax/émail
    • Nom du ou des responsables du projet et leur fonction : élements de contact
    • Descriptif général de l'activité
    1. Contexte de la demande
    • Historique de la structure, type d'activité
    • évolution récente et à venir dans la structure ou dans l'environnement
    1. Description de la situation actuelle
    • Descriptition de la problématique actuelle : les difficultés rencontrées, les projets à développer (ou déjà développé pour résoudre ces difficultés), impacts des changements sur les activités et le personnel de l'entreprise.
    1. Description de la situation visée
    • Description générale
    • Activités et compétences visées par ces changements ?
    • Qui est concerné par cette nouvelle situation ?
    • Comment la formation peut-elle contribuer à atteindre les objectifs visés ?
    • Comment peut-on objectivement évaluer les effets de la formation au regard de la nouvelle situation visée ?
    1. Déterminer les contraintes (organisationnelles, temporelles, budgétaires...)
    • Définir le cadre dans lequel va se définir la formation (définir les contraintes de temps, de budget, d'organisation et l'ensemble des obstacles pouvant influer dans l'atteinte des objectifs liés à cette nouvelle situation).
    1. Déterminer les moyens (ce facteur détermine en grande partie vos limites):
      • Quel budget est disponible? Quelles ressources humaines (internes / externes)? Quel dégagement de temps? etc;
      • De quelle infrastructure dispose-t-on pour le développement et la diffusion? La mise en place d'un service de support (helpdesk, coaching) est-elle prévue ?
    1. Déterminer les objectifs de la formation
    • Opérationnaliser les objectifs et les décliner.
      • Objectifs globaux : afin de ne pas perdre de vue les visées générales de l'intervention. Même si ces derniers sont difficilement évaluables et correspondent au descriptif d'une activité générale, il faudra néanmoins s'attacher à les rendre le plus opérationnel possible afin de pouvoir évaluer les effets de la formation. Afin de la rendre opérationnel on les exprime sous la forme : être capable + un verbe d'action.
      • Objectifs spécifiques : pour opérationnaliser davantage les objectifs généraux, il s'agit de les décliner en sous-objectifs plus spécifiques et évaluables. A cette occasion, il s'agit d'entrer dans le cœur de l'activité, de l'analyser et d'en extraire les activités (ou les sous-activités clefs) qui la constitue.
    1. Définir la population visée
    • Classiquement il s'agit de caractériser la population visée en termes de : sexe, âge, nombre, qualification, expérience professionnelle ;
    • Définir les enjeux de la formation pour la population visée : impact direct, indirect, superficiellement.
    1. Définir les éléments de contenu
    • Quels sont les éléments de contenu de la formation ? Y a-t-il des ressources internes éventuelles à l'entreprise pouvant être mobilisées ? A l'externe, y a-t-il un réseau d'experts pouvant être mobilisé ? Y a-t-il des supports de cours, des contenus, déjà identifiés ?
    • Y a-t-il des préférences en termes de méthodes, de modalités d'apprentissage retenues ou bien souhaitées ?
    1. Définir le plan de communication

    Pour promouvoir votre formation et vaincre les résistances que vous avez pu identifier, il est essentiel de définir un plan de communication qui assurera la bonne intégration de projet de formation au sein de l'entreprise, de l'organisme de formation... Ce plan doit répondre aux questions suivantes : Pourquoi communiquer ? Qui ? Quoi ? Quand ? Comment le faire ? Pour cela, il vous faudra :

    • Définir les cibles de la campagne.
    • Fixer les objectifs.
    • Caractériser les messages.
    • Déterminer les supports pertinents.
    • Mobiliser les acteurs pertinents pour mener la campagne
    • Faire un lien avec l'agence de communication grâce à la copy stratégie (c'est-à-dire le cahier des charges établi entre l'annonceur et les créatifs d'une agence de publicité). Comprenant notamment :
      • la cible de la communication (sexe, âge, CSP, socio-styles, localisation géographique...),
      • l'objectif à atteindre à l'aide de la communication (augmenter la notoriété de l'annonceur, améliorer l'image, accroître les ventes...)
      •  la promesse de base faite à la cible (motivation de la cible que la communication va exploiter).
    1. Dispositif d'évaluation de la formation
    • Point d'orgue de toutes actions de formation, il s'agit de déterminer les dispositifs d'évaluation à mettre en place afin de mesurer les conditions de réussite du projet. Les évaluations mises en place doivent répondre à la question suivante : Qui évalue quoi, par rapport à quoi, pour qui et pour quoi faire ? On peut classifier les évaluations comme suit :
      • évaluation de la satisfaction (à chaud ou à froid)
      • évaluation des connaissances (savoir),
      • évaluation des compétences (savoir-faire)
      • évaluation du retour sur investissement : évaluation du transfert des compétences acquises en formation dans le contexte de l'entreprise et en situation de travail.
      • évaluation des effets globaux de la formation.

Ingénierie de formation2- Le cahier des charges

Qu'est ce qu'un des charges et à quoi sert-il ?

Le cahier des charges est fondamental pour caractériser et décrire le produit de formation et représente un outil de communication fondamental pour comprendre les intentions et les objectifs du client.

Il doit décrire avec autant de précision que possible :

  • le projet ainsi que ces composantes économiques, organisationnel, technologique, juridique
  • le contexte pédagogique dans lequel il va être utilisé,
  • les objectifs de formation auquel il répond,
  • le scénario pédagogique qui va le mettre en scène.
  • les conditions nécessaires à la réussite du projet

Les grandes rubriques du cahier des charges

  • Le contexte du projet
  • Les objectifs de la formation ainsi que ses composantes économiques, organisationnel, technologique, juridique
  • Le public visé
  • Le contenu de la formation
  • Les méthodes pédagogiques préconisées ou souhaitées
  • Le message qui devra être transmis par le biais de la formation
  • Le profil des intervenants
  • Le nombre de journées par formation
  • Le nombre de sessions programmées
  • Les contraintes
  • Le plan de communication
  • Le dispositif d'évaluation

 

Pour aller plus loin dans la phase d'analyse et la rédaction du cahier des charges, voyons de plus près Comment et pourquoi déterminer un objectif de formation.

Ingénierie de formation Les acteurs

Les acteurs : la Direction générale, les ressources humaines et le responsable de la formation.

Les acteurs sont avant tout des décideurs qui définissent les problématiques et portent la vision de leur entreprise, la direction des ressources humaines (DRH) qui gère tout ce qui touche aux carrières et à leur évolution, des autorités étatiques, régionales... qui définissent le cadre législatif, mais aussi les partenaires sociaux, les commissions paritaires, les branches professionnelles... qui fixent le cadre professionnel (conditions de travail, organisation de la formation par entreprise ou par secteur...).


Ingénierie de formationLes actions et les outils

Lors de l'analyse, différentes actions sont à mener et différents outils vous seront nécessaires :

  • Le projet d’entreprise Politique et diagnostic de formation
  • Veille économique et règlementaire
  • Recensement des besoins de formation (entretiens, enquêtes, fiche de demande de formation…)
  • Décisions stratégiques
  • Evaluations des formations précédentes

 

Sites à consulter

 

 

Bon travail à tous et à toutes...