Pour devenir officiellement formateur et ouvrir votre organisme de formation, vous devrez vous déclarer auprès de la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi). Cette déclaration doit être faite dès votre première formation donnée ou au plus tard dans les trois mois suivants cette dernière.

Vous aurez à fournir les pièces suivantes :

1. Le bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation (Téléchargeable ici)

2. Un justificatif d’attribution de numéro Siren que vous soyez auto-entrepreneur ou société classique.

3. Un bulletin N°3 de votre casier judiciaire de moins de 3 mois (demande en ligne ici)

4. La liste des formateurs et leur curriculum vitae qu’ils soient intégrés à votre entreprise ou sous-traitants (un modèle de document est présent sur cette page)

5. Un premier contrat de formation, soit ce qu’on appelle la convention de formation professionnelle si vous donnez une formation à une personne morale soit le contrat de formation professionnelle si votre client est un particulier (les modèles sont sur la même page que le modèle de liste des formateurs, cf. lien précédent)

6. La copie du programme de la formation donnée.

Une fois que vous avez en votre possession tous ces éléments, vous pourrez constituer votre dossier de création d’organisme de formation. Pour cela, rendez-vous en ligne pour votre déclaration d’activité sur le Portail officiel de télédéclaration.

La démarche de création de votre organisme de formation est très simple. Néanmoins, la première difficulté va être de trouver un premier client. En effet, lorsqu’une personne ou une entreprise vous fait une demande de formation, pour que sa demande soit acceptée, l’organisme doit forcément être agréé. Or, lors d’une première formation, vous n’avez pas encore votre numéro d’activité. C'est l'histoire du serpent qui se mord la queue, mais une fois que vous avez franchi cet obstacle, rien de compliqué. Le plus simple étant de faire votre première formation à un proche ou à un client de confiance afin de compléter votre dossier.

Une fois cette démarche effectuée, il faut compter une trentaine de jours (compter plutôt 2 mois avant d’avoir notre numéro d’activité officiel) pour que votre demande de création soit acceptée (à quelques rares exceptions, quasiment l’ensemble des demandes de création d’organisme sont acceptées). Par contre le délai de 30 jours est rarement tenu.

A noter qu’il est possible de ne pas être soumis à la TVA. Une demande doit être faite, je vous laisse vous renseigner sur cette démarque qui peut être intéressante si vous visez une clientèle de particuliers.

Organisme de formation créé : quelles obligations ?

Une fois que vous êtes officiellement organisme de formation, vous êtes soumis à un bon nombre d’obligations. Généralement, lorsque la DIRECCTE vous envoi votre numéro, une journée d’informations vous est proposée durant laquelle vous aurez toutes les informations et obligations légales pour faire les choses correctement : Un conseil, allez-y...

Parmi ces obligations, on va par exemple noter :

1. La remise d’un certain nombre de documents à vos clients :

   1. Avant la formation :
      • Une convention de formation ou un contrat de formation professionnelle selon les cas (entreprise ou particulier). Attention pour les particuliers, les règles sont plus strictes notamment concernant les délais de rétractation, pensez à vous renseigner.
      • Le règlement intérieur de votre organisme de formation.
   2. Durant la formation :
      • La signature d’un document d’émargement pour chacune des personnes formées ainsi que pour les formateurs.
   3. Après la formation :
      • Une attestation de fin de formation.
      • Une attestation de présence.
      • Si vous sous-traitez la formation à un formateur (toujours agréé bien sûr), un contrat de sous-traitance devra également être mis en place.

Sachez qu’en cas de contrôle, si une de ces obligations n’est pas respectée, vous pouvez avoir une amende (2 500 à 3000€ par non-respect, et cumulatif si plusieurs points ne sont pas respectés).

à savoir : le numéro d'activité qui vous est attribué correspond à un simple enregistrement et n'équivaut nullement à un agrément du préfet. Vous devez tenir informée l'administration de toute modification d'un ou des éléments de la déclaration initiale ou si vous cessez votre activité. Vous avez trente jours pour souscrire une déclaration rectificative. Ces informations et documents sont disponibles dans toutes les DIRECCTE de France (services régionaux de contrôle) ou sur le site de la DIRECCTE d'île-de-France.  

Bilan pédagogique et financier 

Que vous exerciez votre activité de formation continue à titre principal, accessoire ou en situation de sous-traitance, vous devez établir chaque année un BPF (bilan pédagogique et financier).  le BPF doit être adressé au SRC avant le 30 avril de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi. Vous devez en conserver un exemplaire. Le défaut de production du BPF peut être sanctionné par une amende de 4.500 €. En outre, il peut entraîner la caducité de la déclaration d'activité. Afin d'aider les acheteurs de formation à se repérer, le numéro d'agrément sera désormais retiré lorsque le BPF (bilan pédagogique et financier) ne fait apparaître aucune activité de formation, et ce dès la première année (contre deux ans auparavant).  

Il comporte trois parties : 

1. l'identification de l'organisme de formation (adresse, forme juridique, nom et qualité du dirigeant...) ;  
2. le bilan financier de l'année écoulée : origine du chiffre d'affaires (OPCA, entreprises, pouvoirs publics, particuliers...), charges... ;  
3. le bilan pédagogique renseigne l'administration sur la qualité des stagiaires formés (type de stagiaires accueillis, objectifs des formations dispensées - certifiantes ou non -, nombre de stagiaires et d'heures/stagiaires, spécialités des formations dispensées, actions réalisées directement et actions sous-traitées). Vous devez joindre au BPF le bilan, le compte de résultat et les annexes du dernier exercice clos. 

Vente d'une action de formation 

Vendre une prestation de formation continue répond à un formalisme rigoureux que vous devez respecter (sous peine de sanction !). Voyons les différents pouvant se présenter à vous...

• Convention de formation avec une entreprise. 
  • Vous devez conclure avec elle une convention de formation comportant votre numéro de déclaration d'activité. En cas de prestations ponctuelles de courte durée par exemple, vous pouvez recourir aux bons de commandes et aux factures à la place des conventions. Elles doivent préciser : l'intitulé de la formation, la nature de l'action (par exemple, une action d'adaptation au poste de travail), la durée, le nombre de stagiaires, les modalités de déroulement de l'action (par exemple, l'organisation en modules), la sanction de la formation (examen, attestation de présence, etc.), le prix de la formation. Si vous réalisez des bilans de compétences ou des actions de VAE, vous devez conclure des conventions tripartites cosignées par les stagiaires.  
• Contrat de formation professionnelle avec les particuliers. 
  • Lorsque votre client est une personne physique qui finance elle-même sa formation, le contrat doit obligatoirement mentionner la nature, la durée, le programme et l'objet de la formation, ainsi que les effectifs concernés, le niveau de connaissances préalablement requis, les modalités de la formation, les diplômes, les titres et les références des formateurs, les modalités de paiement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon du stage. Vous devez aussi remettre au stagiaire le règlement intérieur de l'organisme de formation applicable aux stagiaires ou les horaires.  
• Contrat de sous-traitance.  
  • En tant qu'organisme de formation, vous pouvez confier à un autre prestataire, notamment un formateur indépendant, la réalisation d'une action ponctuelle dans le cadre d'un contrat de prestation de services d'enseignement (contrat de sous-traitance). Cette sous-traitance peut intervenir dans le cadre d'une formation globale réalisée pour le compte d'un client avec lequel vous avez conclu une convention. Ce contrat s'exécute sous votre responsabilité. Vous devez régler votre sous-traitant par voie de facturation.  
• Obligations envers les stagiaires.  
  • En tant qu'organisme de formation, vous devez établir un règlement intérieur applicable aux stagiaires, précisant notamment les mesures relatives à l'hygiène et à la sécurité, les règles disciplinaires. Nouveauté de la loi du 24 novembre 2009 : vous devez remettre aux stagiaires une attestation de fin de formation et signer une convention tripartite dans certains cas.